· Liên hệ đặt chỗ ,thuê các phương tiện giao thông theo đoàn.

· Nguyên cứu và lựa chọn địa điểm tổ chức.

· Khảo sát địa điểm tổ chức.

· Menu tiệc và các hình thức giải trí.

· Các hoạt động bên ngoài hội nghị và chương trình giải trí.

· Thông tin liên lạc và điều phối hội nghị.

· Điểu khiển chương trình hội nghị.

· Lựa chọn người dẫn chương trình.

· Danh sách các đại biểu tham dự chương trình.

· Tiến hành lấy ý kiến đại biểu .

Dữ liệu thông tin phong phú của chúng tôi về địa danh, địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo chắc chắn sẽ giúp cho khách hàng tìm được địa điểm thích hợp với dự trù về kinh tế phí tổ chức của khách hàng.

Nếu như khách mong muốn tham dự những hoạt động có ý nghĩa tại các địa điểm bên gnoài hội nghị, chúng tôi có thể giúp khách hành có những hoạt động đầy ý nghĩa và vẫn đảm bảo mức chi phí ban đầu.

Tổ chức hội nghị là một hoạt động quan trọng nhưng cũng chiếm khá nhiều kinh phí. Việc tổ chức những sự kiện lớn có ý nghĩa và đáng nhớ có thể giúp Quý khách củng cố hình ảnh và uy tín của mình. Dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo của công ty chúng tôi thiết kế nhằm đem lại những hiệu quả tích cực mà có thể Quý khách đang tìm kiếm.Từ việc tổ chức toàn bộ chương trình của một hội nghị hội thảo với số lượng đại biểu lên tới hơn 500 người cho tới những cuộc họp chỉ với 20 người, công ty chúng tôi sẽ xây dựng một chương trình trọn gói có thể bao quát và thoả mãn tất cả. Hoặc chúng tôi có thể thiết kế cho quý khách nhũng chương trình phù hợp mà bộ phận nhân sự của Quý khách cũng có thể tham gia đảm nhiệm những nhiệm vụ cụ thể trong quá trình tổ chức,

Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của Hanoi Red Tours luôn đem lại cho Quý khách những dịch vụ tốt nhất, phục vụ hầu hết các đối tượng khách hàng, từ các tổ chức, các hiệp hội trong nước và quốc tế cho các đơn vị hoạt động trên mọi lĩnh vực. Công ty chúng tôi sẽ giúp Quý khách đàm phán và kí kết hợp động với các nhà cung ứng dịch vụ, lên chương trình trước và sau hội nghị cũng như việc điều khiển hội nghị. Nếu như Quý khách cần một tổ chức hỗ trợ cho mình trong việc tìm kiếm địa điểm hoặc giúp Quý khách thực hiện trọn vẹn một chương trình hội nghị, chúng tôi có thể mang đến cho Quý khách những dịch vụ với chất lượng và hiệu quả tốt nhất.

Hanoi Red Tours có rất nhiều dịch vụ để Quý khách lựa chọn. Dù chỉ muốn đăng ký một hay hai loại dịch vụ hay thậm chí là tất cả các dịch vụ trọn gói, Quý khách hãy nhớ tơí công ty chúng tôi và hãy để chúng tôi đem đến cho Quý khách một hội nghị thành công và hiệu quả.

Khâu chuẩn bị trước khi hội nghị diễn ra.

· Xác định đúng mục đích hội nghị và xây dựng chương trình.

· Tìm kiếm khách sạn và địa điểm tổ chức hội nghị phù hợp.

· Tiến hành đàm phán kí kết hợp đồng.

· Dự trù kinh phí tổ chức.

Các khâu quản lý trước khi diễn ra hội nghị.

· Hoàn thành các thủ tục đăng ký với chính quyền

· Tuyên truyền, thông báo về sự kiện và các hoạt động bổ trợ khác.

· Xây dựng menu đồ ăn và đồ uống.

· Tìm người dẫn chương trình và chuẩn bị các điều kiện cần thiết về thông tin, báo chí, và tham quan.

· Chuẩn bị cho công tác hậu cần phục vụ cho hội nghị.

· Chuẩn bị cho công tác hậu cần phục vụ cho hội nghị.

· Chuẩn bị các phương tiện , thiết bị thông tin cho các đại biểu.

· Chuẩn bị tiếp đón chu đáo, các chương trình tour, vui chơi và giải trí.

Điều phối hoạt động của hội nghị

· Cung cấp đội ngũ nhân viên phục vụ của hội nghị.

· Dự báo những tình huống phát sinh trong cũng như ngoài của hội nghị.

· Kiểm tra lại tất cả các phòng chức năng trước khi hội nghị diễn ra.

· Chuẩn bị bàn đăng kí.

· Tổ chức các tour thăm quan, các hoạt động vui chơi giải trí và các hoạt động dành cho đại biểu tham dự hội nghị.

Tổng kết

· Chuẩn bị các bảng đánh giá

Hanoi Red Tours là một công ty hoạt động độc lập và có quan hệ hợp tác với hầu hết các công ty kinh doanh khách sạn và tổ chức các dịch vụ phụ trợ hội nghị.